Transformer le traitement des factures à volume élevé

Le défi

Pelletier Déco Surfaces traite environ 50 000 factures de fournisseurs et de sous-traitants chaque année. Son processus, qui exigeait beaucoup de papier, nécessitait la numérisation manuelle, l'envoi par courriel et la réimpression, ce qui rendait les factures difficiles à suivre, créait un travail administratif important et laissait l'entreprise avec des boîtes de documents papier.

La solution

Intellera a aidé Pelletier à numériser et à automatiser son processus de gestion des factures, créant ainsi un environnement centralisé où les factures de différents formats pouvaient être saisies, trouvées, acheminées et gérées plus efficacement. Les notifications automatisées et l'accès amélioré à l'information ont simplifié les approbations tout en offrant aux équipes une visibilité et un contrôle accrus.

L'impact

50 000 factures. Un processus simplifié. Le traitement et l'approbation des factures sont devenus plus simples et plus rapides, l'information a pu être retracée et corrigée plus facilement, et des rappels automatisés ont permis de faire avancer le travail. Les gains de productivité se sont étendus aux achats, à la facturation, à la comptabilité, à la réception et aux contrats, permettant au personnel auparavant dédié au traitement des factures d'être réaffecté à d'autres tâches critiques.

« Cela nous apporte un niveau élevé d'automatisation des processus et des gains de productivité. Il serait impensable pour nous de revenir à nos anciens processus. » — Marylee Thibault, CPA, directrice financière, Pelletier Déco Surfaces

Ce qu'Intellera a livré

• Automatisation du traitement des factures

• Gestion de l'information

• Saisie de documents

• Automatisation des flux de travaux (workflows)

• Conception et mise en œuvre de solutions

• Formation et soutien