Centre des sciences de la santé de l’université du Texas

Centre des sciences de la santé de l’université du Texas

Description du projet

Le Service de la gestion des locaux du Centre des sciences de la santé de l’Université du Texas à San Antonio, qui compte 315 employés, fournit des services (maintenance, réparations, etc.) pour plus de 2,8 millions de pieds carrés bruts de surface occupée par les locaux.

Le défi


Le Service de la gestion des locaux recherchait une solution pour mieux servir 3 000 clients internes qui déposaient 6 000 demandes de travaux par année. L’objectif consistait à réduire le volume de travail sur papier tout en optimisant le temps de réponse.

La solution


Le Service de gestion des locaux a conçu des flux de travaux avec WorkflowGen pour permettre à l’ensemble des 3 000 clients autorisés de tout le campus de déposer une demande de travaux. En fonction du demandeur et de la nature des travaux, les demandes sont automatiquement acheminées au gestionnaire voulu (autorisé à signer) pour approbation et, ensuite, au Service de la gestion des locaux. Tous les utilisateurs du processus (demandeurs, approbateurs, opérateurs de la gestion des locaux) peuvent suivre en temps réel la progression de leur demande au moyen du portail des flux de travaux. Des avis envoyés par courriel en fonction des événements permettent aux demandeurs de connaître la progression de leur demande tout au long du flux de travaux. Les utilisateurs peuvent annexer des fichiers externes au formulaire. Grâce à l’ouverture de session unique, aucun nom d’utilisateur ou mot de passe spécial n’est requis.

 

WorkflowGen fonctionne sur un serveur Web IIS tout en utilisant un serveur SQL comme base de données dorsale. L’authentification des participants se fait automatiquement grâce à un connecteur LDAP. Une intégration a été développée avec PeopleSoft en vue de retrouver dynamiquement la liste des approbateurs en fonction du demandeur et de la nature du travail. Pour envoyer leur demande, les participants utilisent leur navigateur Web pour accéder à WorkflowGen et remplir des formulaires PDF.

Les avantages


  • Le temps de réponse a été optimisé, passant de 2 jours à 15 minutes. La charge de travail des opérateurs du Service de la gestion des locaux a été radicalement réduite et leur capacité à surveiller et à retrouver des données sur le processus a été maximisée. Le client a apprécié aussi bien les gains de productivité que la possibilité de surveiller les demandes en temps réel.
  • La conception du processus de demande de travaux avec WorkflowGen n’a pris qu’un mois. Un système pilote a d’abord été organisé avec quelques participants choisis avant le lancement de la solution dans tout le campus, soit pour 3 000 personnes, grâce à l’envoi d’un seul courriel.
  • Le Service de la gestion des locaux a pu élaborer les flux de travaux sans programmation sauf pour l’intégration à PeopleSoft et au protocole LDAP. Les utilisateurs finaux n’ont eu besoin d’aucune formation puisqu’ils peuvent accéder, au besoin, à un guide de l’utilisateur stocké directement sur le site Web du Service de la gestion des locaux.
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Project Details

Date février 1, 2017 Categories Author Jonathan Maldoff