Gestion des contrats

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LOGICIEL DE GESTION DES CONTRATS

Des polices d’assurance aux ententes avec les fournisseurs, les contrats prennent diverses formes. Ils établissent un partenariat entre les parties et définissent leurs responsabilités, et exigent souvent de longues négociations avant d’être signés. Les délais d’approbation d’un contrat peuvent être aussi importants que le contenu du contrat lui-même. Un traitement manuel et lent des contrats donne une image négative de la capacité d’une entreprise à offrir un excellent service.

 

Un logiciel automatisé de gestion numérique des contrats réduit le fardeau administratif imposé aux employés et permet au personnel du service juridique, des finances, des ventes et à d’autres professionnels de mieux utiliser leur temps et leur expertise. La technologie de l’automatisation transforme des documents passifs en acteurs actifs du processus contractuel, ce qui augmente la productivité sans qu’on soit obligé d’y affecter du personnel additionnel.

DÉFIS

« En résistant à l’automatisation, les entreprises ne jouissent pas d’une bonne visibilité du contenu des contrats et courent le risque de rater des économies, de manquer à la conformité ou de subir les foudres des organismes de réglementation. »

 

Aberdeen Group Study: Assessing the Value of Contract Automation

Voici quelques défis issus d’une mauvaise gestion des contrats :

 

  • Rater ou perdre des contrats.
  • Versions contradictoires des contrats.
  • Visibilité limitée ou nulle des obligations contractuelles.
  • Rater des étapes ou des échéances fixées par contrat.
  • Incapacité de profiter de rabais pour paiements anticipés.

 

« L’inefficacité des flux de travaux résulte de l’ignorance que quelque chose doit être fait et par qui. Le temps consacré à la rédaction de contrats et à la résolution de litiges entraîne des coûts administratifs, fait perdre des occasions et crée l’impression que le service clientèle est déficient. »

 

PriceWaterhouseCoopers Study: Contract Management: Control Value and Minimize Risks

Solution

Intellera possède l’expertise nécessaire pour fournir rapidement des solutions à toute entreprise cherchant à rationaliser et à automatiser son processus de gestion des contrats.

 

L’équipe d’experts d’Intellera vous aidera à reprendre le contrôle des nombreuses étapes de la gestion des contrats :

 

  • Demandes et modèles de contrats.
  • Processus d’analyse et d’approbation.
  • Signatures électroniques.
  • Révision et modifications des contrats.
  • Gestion des fichiers.

AVANTAGES

Multifonctionnelle, la technologie de l’automatisation peut vous apporter de multiples avantages, notamment :

 

Plus grande responsabilisation en matière de stipulations et de conditions

Grâce au logiciel de gestion automatisée des contrats, vous êtes assuré que toutes les modifications apportées à un contrat sont suivies et accompagnées de leur historique complet, facile à consulter. Des flux de travaux peuvent déclencher des demandes d’approbation pour des modifications aux contrats.

 

Contrôle centralisé des contrats

Tous les contrats sont stockés dans un référentiel centralisé et sécurisé, auquel on peut accéder sur un ordinateur, le Web ou un appareil mobile et dans lequel on peut aisément procéder à des recherches. Pour les nouveaux contrats dont les dispositions sont standards, on peut définir des modèles qui serviront de point de départ.

 

Sécurité améliorée avec le suivi des versions et accès en fonction du rôle

Une piste d’audit complète des activités de tous les utilisateurs procure un niveau supérieur de sécurité de l’information de l’entreprise. Les versions d’un contrat peuvent être gérées grâce à leur historique complet et à la capacité d’annulation.

 

L’expertise d’Intellera en matière de gestion de contrats permettra à votre entreprise de gagner du temps, de réduire ses coûts et d’améliorer son efficience.

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